E-factura este o factură electronică, care este emisă, transmisă și primită în format electronic structurat de tip XML. Acest format electronic structurat este necesar pentru că permite prelucrarea electronică a facturii.
E-factura este o variantă electronică a facturilor tradiționale pe hârtie, care este emisă, trimisă și recepționată în format digital. Aceasta presupune utilizarea tehnologiilor informatice pentru a genera, trimite și procesa documente financiare, eliminând astfel nevoia de hârtie fizică și reducând impactul asupra mediului.
E-factura poate fi utilizată în diverse sectoare, de la întreprinderi mici la corporații mari, contribuind la o gestionare mai eficientă a fluxului de lucru financiar.
În România, e-factura este obligatorie pentru anumite tipuri de tranzacții comerciale, începând cu data de 1 ianuarie 2024.
Care sunt avantajele e-facturii în România?
E-factura oferă o serie de avantaje în România, printre care:
- Eficiență în Procesul de Facturare: E-factura elimină nevoia de a tipări, trimite și stoca facturile fizice. Acest lucru duce la o eficiență crescută în procesul de facturare, reducând timpul și resursele necesare pentru administrarea documentelor financiare.
- Economii Financiare: Prin eliminarea costurilor asociate cu hârtia, imprimantele și transportul fizic al facturilor, companiile pot realiza economii semnificative pe termen lung, contribuind la eficiența financiară.
- Reducerea Erorilor Umane: Utilizarea e-facturii reduce riscul de erori umane asociate cu procesul manual de facturare. Informațiile sunt introduse și gestionate electronic, reducând probabilitatea unor erori de calcul sau de introducere a datelor.
- Accesibilitate și Ușurință în Gestionare: Documentele electronice sunt ușor de gestionat și accesate. Utilizatorii autorizați pot accesa e-facturile de la orice dispozitiv conectat la internet, oferind o flexibilitate sporită în gestionarea informațiilor financiare.
- Sustenabilitate Ecologică: Prin reducerea utilizării hârtiei și a consumului de resurse asociate cu tipărirea și transportul, e-factura are un impact semnificativ asupra mediului, contribuind la inițiativele de sustenabilitate.
- Securitatea Datelor: E-factura pune accent pe securitatea datelor, asigurând confidențialitatea și integritatea informațiilor financiare. Prin autentificare și criptare, e-factura oferă un nivel ridicat de securitate în gestionarea datelor sensibile.
- Conformitate cu Reglementările: E-factura poate facilita conformitatea cu reglementările fiscale și legale. În multe jurisdicții, utilizarea facturilor electronice este recunoscută și acceptată, oferind o soluție conformă cu cerințele locale și internaționale.
Care sunt obligațiile companiilor în ceea ce privește e-factura în România?
Companiile care sunt obligate să emită e-facturi în România trebuie să îndeplinească următoarele obligații:
- Să se înroleze în sistemul RO e-Factura.
- Să utilizeze un software de facturare compatibil cu sistemul RO e-Factura.
- Să emită e-facturi pentru toate tranzacțiile comerciale care sunt supuse obligativității e-facturii.
Care sunt tranzacțiile comerciale care sunt supuse obligativității e-facturii în România?
În România, e-factura este obligatorie pentru următoarele tranzacții comerciale:
- Livrările de bunuri și prestările de servicii între persoane impozabile stabilite în România, indiferent dacă sunt sau nu înregistrate în scopuri de TVA.
- Livrările de bunuri și prestările de servicii către instituțiile publice.
Cum se emit e-facturi în România?
Pentru a emite e-facturi în România, companiile trebuie să utilizeze un software de facturare compatibil cu sistemul RO e-Factura. Software-ul de facturare va genera e-factura în format XML, conform standardelor românești.
E-factura poate fi transmisă către destinatar prin intermediul portalului guvernamental RO e-Factura sau prin intermediul unei platforme private.
Cum se recepționează e-facturi în România?
Pentru a recepționa e-facturi în România, companiile trebuie să utilizeze un software de facturare compatibil cu sistemul RO e-Factura. Software-ul de facturare va putea recepționa e-facturile transmise prin intermediul portalului guvernamental RO e-Factura sau prin intermediul unei platforme private.
E-factura poate fi accesată și prelucrată electronic de către autoritățile fiscale, ceea ce facilitează verificarea tranzacțiilor comerciale.
Concluzie
E-factura este o soluție eficientă și sigură pentru facturare. Pe măsură ce tot mai multe companii adoptă e-factura, este important să înțelegeți obligațiile companiilor în ceea ce privește e-factura, precum și modul în care puteți emite și recepționa e-facturi în România.
